W konferencji wzięło udział ok. 130 osób. Wśród nich zarówno przedstawiciele agencji eventowych jak i zleceniodawcy reprezentujący międzynarodowe firmy.
Prelegenci próbowali przekazać uczestnikom w jaki sposób dobrze zaplanowane i zorganizowane wydarzenie może wpływać na wzrost obrotów w firmie. Dwie pierwsze prezentacje poświęcone były wyjazdom. O tym co to jest incentive travel i jak podejść do jego organizacji opowiedzieli: Krzysztof Michniewicz i Krzysztof Kozak, przedstawiciele firmy Incentive Concept. Prelegenci omówili szczegółowo różnice między travel, a incentive travel. Jako główne wyróżniki inventive wskazali: dostarczenie podczas wyjazdów unikalnych wrażeń i emocji, zorientowanie na uczestnika, czy budowanie silnych relacji z szefostwem lub współpracownikami. Incentive travel przybliżyli zaś jako wyjątkowe narzędzie motywacji. Zdaniem ekspertów z Incentive Concept istotne jest odpowiednie podejście organizacyjne. Składa się ono z kilku istotnych etapów, których nie można pominąć. Są to: planowanie, komunikacja, realizacja i follow up.
Kolejnym mówcą był Michał Czerwiński, członek zarządu firmy InDreams. Swoje wystąpienie rozpoczął od prezentacji dowodów w postacie liczb i wykresów mówiących o lojalności klientów i dystrybutorów. Podkreślił fakt, że łatwiej i taniej jest utrzymać niż zdobyć nowego klienta. Lojalność można zaś osiągnąć przekraczając oczekiwania klienta, poprzez utrzymywanie z nim stałego kontaktu oraz dostarczanie mu emocji. Zdaniem Michała Czerwińskiego, zmniejszenie odejścia klientów o 5% zwiększa dochodowość aż o 36 - 84%.
Często obserwujemy promocję sprzedaży w hipermarketach, czy na piknikach. O tym jak przeprowadzić ją w formie eventu i jakie są tego korzyści mówił Jan Walkiewicz z firmy PMICombera. Zalety takich akcji to mi.n: nawiązanie bezpośredniej relacji z konsumentami, dotarcie do wyselekcjonowanej grupy docelowej, interaktywny i emocjonalny przekaz wpływający na decyzję zakupową .
O niedrogim, ale skutecznym sposobie promocji podczas eventów- product placement opowiedział zebranym Artur Beck z firmy Crative Media. Jak podkreślał prelegent, udział firmy w dużym wydarzeniu w roli jednego ze sponsorów (dzięki któremu można dotrzeć do wybranej grupy docelowej) jest o wiele bardziej efektywnym i tańszym sposobem niż impreza zorganizowana przez firmę samodzielnie. Szczególnie korzystne jest to dla firm z takich segmentów rynku jak wyroby alkoholowe i tytoniowe, które ze względu na przepisy nie mogą się reklamować w tradycyjny sposób. Produktami, które najczęściej pojawiają się na eventach, jak twierdzi Artur Beck są: napoje gazowane soki, herbaty, kawa, chipsy, słodycze, marki samochodów, produkty ekskluzywne. Podczas imprez sportowych, rekreacyjnych, pikników rodzinnych, wykorzystywana jest ekspozycja połączona z edukowaniem w zakresie suplementów diety, czy leków.
Z pewnością każdemu organizatorowi imprez zależy na tym, aby zmierzyć ich skuteczność . Jednym ze sposobów jest RFID. O jego zaletach mówił Jan Biły z firmy Infrared Group. Dzięki systemowi można zmierzyć zachowania uczestnika eventu, w tym min: odbyte rozmowy, odwiedzane miejsca, przemierzone kilometry, przeczytane informacje, czy ilość zjedzonych kiełbasek, co pozwala na łatwiejsze planowanie imprez.